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Les missions d’une agence événementielle

Mariage, anniversaire, convention d’entreprise, événement culturel ou social, il est toujours préférable de faire appel à une agence événementielle Paris pour assurer le bon fonctionnement de toutes les tâches qui sont à la fois difficiles et fastidieuses. L’organisation d’un événement n’est pas du tout évidente, le métier exige en effet professionnalisme, perfectionnisme et expérience. L’agence est la gérante de la bonne marche de la cérémonie et elle doit savoir tout faire et le faire bien. Zéro défaut, c’est la mission du chef de projet événementiel.

Organisateur de l’événement

Pour arriver à bien un événement, il faut que l’organisation soit parfaitement posée, c’est l’étape la plus importante. En effet, une agence événementielle Ile de France pilote un projet de A à Z et se doit d’assurer la mise en place des préparatifs au bon déroulement de la cérémonie : l’agencement de l’espace, la décoration du lieu où se déroule l’événement c’est-à-dire la salle de réception (la scène, les tables …) mais aussi l’extérieur, la liste des invités, le traiteur, la réalisation de la logistique évènementiel Paris nécessaire (éclairage, vidéoprojecteur, la sonorisation), et surtout l’animation.

Une agence événementielle coordonne depuis la création d’un événement jusqu’à sa réalisation et l’accompagnement du client le jour J.

Organisé, résistant au stress, créatif, négociateur, imaginatif, rigoureux, il est aussi réactif, persuasif, excellent manager, toujours optimiste et jamais défaitiste.

Conseiller

Pour concrétiser un événement, l’organisation ne suffit pas, l’agence événementielle doit gérer beaucoup de tâches. Le chef de projet événementiel doit avoir le contrôle du budget, il va donc négocier les tarifs et tout faire pour respecter le budget du client. Il est l’interface principale avec le client et il doit s’adapter parfaitement à la demande de ce dernier.

Prévoyant, il doit avoir le sens des priorités et des responsabilités pour pouvoir respecter le budget de la prestation événementielle Paris prévue.

Il est très important aussi de guider le client en lui faisant des comptes rendus assez réguliers afin d’avoir un bon sens de la relation client sans oublier que c’est toujours le client qui décide.

Choix des prestataires

L’agence événementielle gèrera une équipe et aura aussi comme mission de superviser les différents prestataires : des restaurateurs, des animateurs ou encore de l’entreprise de location de matériel, mais aussi le recrutement hôtesses Paris, des serveurs et des agents de sécurité. Il est le grand ordonnateur des opérations.

L’idée c’est essentiellement de coordonner les compétences de différents corps de métier qui interviennent sur l’événement pour les faire travailler vers un objectif commun, qui est celui déterminé par le client, tout en étant créatif, ce qui permettra d’œuvrer ensemble au bon déroulement de cet événement.

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